El sistema permite importar de documentos al expediente digital. Esta funcionalidad es muy útil para los casos de documentos de expediente que se produjeron antes de la implementación, o incluso fuera del sistema, como, por ejemplo, en el caso del cumplimento de una notificación en la que el documento firmado manualmente por la parte se digitalizó e incluyó en el expediente.
Es posible importar archivos por medio del expediente o por medio de la ventana modo de clasificación.
Expediente
Para acceder al Expediente Digital de un determinado expediente, en el Panel de Tareas, haga clic en "Expediente digital" de la tarea del expediente deseado.
Con el Expediente Digital del expediente abierto, haga clic en el icono de flecha hacia arriba y seleccione la opción “Importar archivos”.
En la ventana Importar archivos, elija si el archivo está en PDF o otro formato – en las dos opciones se abrirá la ventana de su computador, a partir de la cual es posible seleccionar el archivo que va a ser importado.
Después de ubicar el archivo que desea importar al sistema, selecciónelo (1) y haga clic en “Abrir” (2).
El documento seleccionado se cargará a la ventana Importar archivos. Defina cuál es el “Tipo de documento” que está importando y, en caso de que desee agregar otros documentos, haga clic en “Agregar más documentos”. Si desea cancelar la importación de un documento ya seleccionado, haga clic en el ícono del basurero y confirme la eliminación.
Por fin, haga clic en “Enviar”.
En este momento el sistema presentará dos mensajes. El primer mensaje presentará el estatus de la importación en curso.
Mientras el sistema procesa la importación del archivo, se puede continuar navegando por el expediente.
A continuación, se presentará un mensaje de confirmación del archivo importado.
Los archivos importados aún necesitan incorporarse al expediente y pasaron a componer la lista de documentos Esperando incorporación.
Copiar documentos de otros expedientes
Otra forma de importar documentos al Expediente Digital es copiando documentos de otros expedientes.
Para esto, con el Expediente Digital del expediente abierto, haga clic en el icono de flecha hacia arriba (1) y seleccione la opción “Copiar de otro expediente” (2).
El sistema presentará la información del expediente como las partes involucradas, la clase y el asunto del expediente. Haga clic en él botón “Abrir expediente”.
El Expediente Digital del expediente informado se abre con la lista con todos los documentos. Seleccione todos los documentos deseados y haga clic en Confirmar.
En este momento, el expediente digital del expediente de origen informado se cierra automáticamente y el sistema direcciona hacia su expediente. En la ventana Copiar de otro expediente estarán todos los documentos seleccionados. En caso de que quiera eliminar algún ítem de la lista, haga clic en el ícono del basurero para eliminarlo. Para proseguir con la copia de los documentos seleccionados, haga clic en Confirmar (1).
Los documentos copiados también se agregan a la sección documentos esperando incorporación. Para incorporar un documento es necesario vincularle una actuación, en caso de que este todavía no tenga una actuación vinculada. Suponiendo que no la tenga, haga clic en el ícono propiedades del documento (1) y defina una actuación (2).
Ahora, seleccione el documento (1) y haga clic en Incorporar (2).
Por fin, inserte un certificado digital y haga clic en Confirmar.
El documento se ha incorporado y ahora pasa a constar en la sección de documentos incorporados del Expediente Digital.