La ventana Modo de clasificación permite realizar algunas acciones relacionadas a la documentación procesal del Expediente Digital.
Para acceder al Expediente Digital de un determinado expediente, en el Panel de Tareas, haga clic en "Expediente digital" de la tarea del expediente deseado.
Con la Carpeta Digital del Expediente Digital abierto, haga clic en el botón "Modo de clasificación".
El sistema presentará la pantalla Modo de clasificación. En la parte superior es posible visualizar el número del expediente (1). Abajo se enumeran algunas de las funcionalidades (2) disponibles en esta ventana:
- Vincular: permite vincular un documento como complementario de otro.
- Reordenar: permite modificar el orden de los documentos listados.
- Importar: activa una nueva ventana en la que es posible seleccionar nuevos archivos para importarlos al expediente.
- Eliminar: permite eliminar permanentemente un documento del expediente.
También presenta un filtro (3) para mostrar los documentos ya incorporados o aquellos que aún están esperando incorporación.
A la izquierda de la pantalla se listan todos los documentos asociados al expediente y a la derecha el contenido del documento seleccionado - que estará señalado en azul, para indicar que es el documento cuyo contenido está visible.
Para visualizar las páginas contenidas en un documento, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo de la página deseada.
Para cambiar la categoría de un documento, haga clic sobre el icono de lápiz de la página desada.
Haga clic en la categoría deseada. La categoría del documento será modificada.
Vincular y desvincular
La funcionalidad Vincular permite vincular un documento como complementario de otro, o sea, documentos que estén relacionados a otras piezas del expediente pueden asociarse, así su ubicación e identificación será más fácil. Cuando la documentación se genera a través del sistema, el vínculo se genera automáticamente.
En el Modo de clasificación, observe que la opción "Vincular" está desactivada. Para activarla, seleccione el documento principal del que será vinculado como complementario. Con el documento seleccionado y el botón activado, haga clic en "Vincular" para levantar la selección del documento complementario que obligatoriamente debe ser aquel que se encuentra inmediatamente después del documento principal.
Para que la opción “Vincular” sea visible, es necesario que la función de seguridad esté habilitada para el perfil del usuario. Si necesita realizar la vinculación de documentos y la opción no está visible, consulte al equipo técnico.
El sistema presentará un mensaje (1) solicitando la selección del documento complementario. Seleccione el documento complementario (2) y haga clic en el botón "Confirmar" (3). El "Cancelar" (4) cierra la vinculación.
Si quiere seleccionar un documento que no esté en la secuencia, será necesario reordenar los elementos listados. Además, no es posible seleccionar más de un documento como complementario en la misma acción, si quiere complementar más de un documento, es necesario repetir el procedimiento.
El documento complementario cambiará de posición y la vinculación de los documentos será indicada de forma visible.
Para desviuncular, seleccione la casilla de verificación (1) del documento vinculado y haga clic en "Desvincular" (2).
Reordenar
Después de importar la documentación del expediente, es posible que sea necesario organizar la documentación en los expedientes. La funcionalidad Reordenar permite que el orden de los documentos pueda modificarse según sea necesario.
La función Reordenar permite solamente la reordenación de los documentos, no es posible hacer la reordenación de las páginas de los documentos.
En el Modo de clasificación, haga clic en "Reordenar".
El sistema habilitará la función y permitirá la modificación de la documentación según sea necesario. Para cambiar el orden en el que se encuentra un documento, haga clic sobre el documento que desea mover y arrástrelo a la posición deseada.
Es posible mover todos los documentos necesarios. Después de concluir la ordenación de los documentos, haga clic en el botón "Confirmar" (1). El "Cancelar" (2) cierra la reordenación. El sistema mostrará un mensaje de conclusión (3) indicando el éxito en el procedimiento realizado.
Importar
La función Importar de la ventana Modo de clasificación se comporta de la misma manera que la función Importar del Expediente digital y permite importar documentos producidos fuera del sistema.
En el Modo de clasificación, haga clic en "Importar".
En la ventana Importar archivos, haga clic en PDF o Otros – en las dos opciones se abrirá la ventana de su computador, a partir de la cual es posible seleccionar el archivo que va a ser importado.
En la ventana para selección de documentos, busque y seleccione la pieza o las piezas que desea importar y haga clic en "Abrir".
El documento seleccionado se cargará a la ventana Importar archivos. Complete el campo "Tipo de documento" (1) y, en caso de que desee agregar otros documentos, haga clic en "Agregar más documentos" (2). Si desea eliminar un documento importado, haga clic en el ícono basurero (3). Por fin, haga clic en el botón "Enviar" (4). El botón "Cancelar" (5) cierra la ventana.
E sistema mostrará un menaje con el estado de la importación y, al finalizar, mostrarará la mensaje de conclusión indicando el éxito en el procedimiento realizado.
Mientras el sistema procesa la importación del archivo, uno puede continuar navegando por el expediente.
Una vez importados, los archivos aún necesitan ser incorporados al expediente y pasaron a componer la lista de documentos Esperando incorporación.
Para saber más consulta nuestro contenido: Incorporación.
Eliminar
Para eliminar documentos del expediente, es necesario que el usuario tenga la configuración habilitada.
En el Modo de clasificación, seleccione la casilla de verificación del documento (1) que necesita eliminar del expediente y haga clic en "Eliminar" (2).
El sistema presentará una ventana de confirmación, haga clic en el botón "Eliminar" (1). El botón "Cancelar" (2) cierra la ventana.
E sistema mostrará un menaje con el estado de eliminación y, al finalizar, mostrarará la mensaje de conclusión indicando el éxito en el procedimiento realizado.
Separar
La funcionalidad Separar permite fragmentar una determinada documentación que haya sido importada, por ejemplo, como un archivo solo. Es posible dividir un documento en varios, según sea necesario.
En el Modo de clasificación, haga clic en la respectiva flecha direccionada hacia abajo del documento que desea separar para visualizar todas las páginas contenidas en él.
Después de identificar a partir de cuál página se dividirá el documento, coloque el cursor del ratón exactamente entre la página que deberá mantenerse donde está y aquella que deberá componer el nuevo documento del expediente. Al posicionar el cursor entre las dos páginas, la opción "Separar" se hará visible. Haga clic sobre ella y esperar a que el sistema realice la división.
Con la separación finalizada, se emitirá un segundo mensaje, informando que la separación se realizó con éxito y que el sistema está actualizando la visualización de los documentos.
Al finalizar la separación, el documento se dividirá y la visualización de la ventana estará actualizado.
No es necesario esperar a que la separación se concluya para separar otros documentos. El sistema contabilizará todas las separaciones solicitadas y las procesará todas, actualizando el conteo del mensaje que se muestra en la esquina inferior derecha de la pantalla.