La función Acumulación se utiliza para vincular procesos distintos que deben tramitar juntos, porque tienen relación entre sí.
En el Panel de Tareas, haga clic en “Otras operaciones” (1) de la tarea del expediente deseado y seleccione la opción “Acumulación“ (2).
La ventana de mismo nombre se cargará presentando automáticamente el número del expediente acumulador (1). Para dar continuidad, en el campo "Número del expediente" (2), informe el número del expediente que será acumulado. El sistema hará una validación, informando si el expediente cumple o no los requisitos necesarios para realizar el procedimiento.
En caso de que el expediente a ser acumulado no cumpla todos los requisitos, se presentará un mensaje de error, informando la razón por la cual el expediente no es válido para la acumulación.
El campo “Fecha de unificación” (1) ya debe estar completo con la fecha actual y sólo es posible modificar este campo con una fecha anterior. El campo “Razón de la unificación” (2) es opcional, pero siempre se recomienda informar todos los datos solicitados.
El sistema permite copiar los documentos del expediente unificado al expediente unificador. Este procedimiento no es obligatorio. Haga clic en el botón “Seleccionar piezas” para abrir el expediente digital y seleccionar los documentos que se deben incorporar al expediente principal.
Con el expediente abierto, seleccione las piezas que se van a unir al expediente (1) y haga clic en Confirmar (2).
Las piezas seleccionadas se listan en el campo Piezas digitales. Es posible incluir más documentos o eliminar una pieza mal seleccionada haciendo clic en el ícono del basurero (1).
Para completar la operación, haga clic en el botón “Acumular” (1).
En este momento, el sistema presenta el mensaje” Acumulación del expediente ‘x’ iniciada”. Es posible consultar en la central de notificaciones o en la consulta del expediente. Puede tardar unos minutos en completar todo el expediente de la operación.
Mientras el sistema procesa la unificación, la pantalla presenta el botón “Más información” (1), en el que se puede consultar el número del expediente unificado.
La relación de los expedientes unificados se muestra en la parte inferior de la pantalla, presentando los números de los expedientes unificados, la fecha de unificación y también el motivo.
El expediente unificado dejará de tramitarse en el sistema pasando a hacer parte del expediente unificador. Aun así, es posible consultarlo en el sistema, por medio de su número de expediente. Vale notar que se heredan las características de confidencialidad absoluta. Siendo así, es necesario evaluar los permisos de acceso de los usuarios al expediente unificador.
Al finalizar el procesamiento de la operación, existen dos formas diferentes de confirmar su correcta ejecución:
En la central de notificaciones (1), ubicada en la esquina superior derecha de la pantalla, la acción de unificación se encuentra disponible. A través de esta acción, se puede verificar si el procedimiento está en curso o si ya se ha completado.
En la consulta procesal, informando el número del expediente unificador, haga clic en “Ver detalles” (1), es posible consultar el número del expediente unificado (2).
Además, al buscar por el expediente unificado, también se puede consultar el número del expediente unificador.
Una vez finalizado el procesamiento de la unificación, las piezas y partes del expediente unificado pasan a componer el expediente unificador, el expediente unificado se cierra y su número se muestra en la parte inferior de la pantalla de Acumulación, así como la fecha en que se abrió y el motivo de la unificación. La información se actualizará y estará disponible en la consulta procesal y en la central de notificaciones y su estado se actualizará de pendiente a concluido.
Realizando la unificación de uno o más expedientes digitales
El procedimiento para la acumulación ocurre cuando existe la necesidad de unificar dos expedientes distintos, el unificador (receptor) y el unificado (expediente a ser unificado). El expediente para unificar no puede ser igual al expediente principal (unificador), no puede estar unificado a otro expediente, no puede tener plazos pendientes o documentos esperando incorporación, por ejemplo, y, además de eso, ambos deben ser del mismo órgano judicial (reparto). En caso de que los expedientes unificados sean de confidencialidad absoluta, se mantiene la confidencialidad absoluta en el expediente unificador.
Vea a continuación los detalles del procedimiento de unificación de expedientes:
Paso 1. Después de encontrar el expediente unificador en el Panel de tareas, haga clic en el menú indicado por los tres puntos (1), ubicado al lado derecho en la parte superior de la tarjeta y seleccione la opción destacada, "Unificación" (2).
Paso 2. La ventana Unificación carga automáticamente el número del expediente unificador (1). Para dar continuidad, informe el número del expediente que será unificado (2). En este momento, el sistema hará una validación, informando si el expediente cumple o no los requisitos necesarios para realizar el procedimiento.
En caso de que el expediente a ser unificado no cumpla todos los requisitos, se presentará un mensaje de error, informando la razón por la cual el expediente no es válido para la unificación.
Paso 3. El campo "Fecha de unificación" (1) ya debe estar completo con la fecha actual y sólo es posible modificar este campo con una fecha anterior. El campo "Razón de la unificación" (2) es opcional, pero siempre se recomienda informar todos los datos solicitados.
Paso 5. A continuación, el sistema permite copiar los documentos del expediente unificado al expediente unificador. Este procedimiento no es obligatorio, pero basta hacer clic en botón destacado, "Seleccionar piezas" para abrir el expediente digital y seleccionar los documentos que se deben incorporar al expediente principal.
Paso 6. Con el expediente abierto, seleccione las piezas que se van a unir al expediente (1) y haga clic en "Confirmar" (2).
Paso 7. Las piezas seleccionadas se listan en la ventana Unificación. Si lo desea, en este momento todavía se puede incluir más documentos o eliminar una pieza mal seleccionada haciendo clic en el ícono del basurero.
Paso 8. Para completar la operación, haga clic en "Unificar" (3).
Paso 9. En este momento, el sistema presenta el mensaje Unificación del expediente ‘x’ iniciada. Usted podrá consultar en la central de notificaciones o en la consulta del expediente. Es posible que el sistema tarde unos minutos en completar todo el expediente de la operación.
Paso 10. Mientras el sistema procesa la unificación, la pantalla presenta el botón "Más información", en el que se puede consultar el número del expediente unificado.
Paso 11. Al finalizar el procesamiento de la operación, existen dos formas diferentes de confirmar su correcta ejecución:
En la central de notificaciones (1), ubicada en la esquina superior derecha de la pantalla, la acción de unificación se encuentra disponible. A través de esta acción, se puede verificar si el procedimiento está en curso o si ya se ha completado.
En la consulta procesal, informando el número del expediente unificador, al hacer clic en "Ver detalles" (1), es posible consultar el número del expediente unificado (2).
Paso 12. Además, al buscar por el expediente unificado, también se puede consultar el número del expediente unificador (3).
Una vez finalizado el procesamiento de la unificación, las piezas y partes del expediente unificado pasan a componer el expediente unificador, el expediente unificado se cierra y su número se muestra en la parte inferior de la pantalla de Unificación, así como la fecha en que se abrió y el motivo de la unificación. Además, la información se actualizará y estará disponible en la consulta procesal y en la central de notificaciones y su estado se actualizará de pendiente a concluido.