Cuando una nueva parte se registra en la Solución de Automatización Judicial, se genera para ella una contraseña automática en el sistema, donde la parte podrá tener acceso a los datos del expediente en que tiene participación, utilizando el sistema.
Para realizar la emisión de contraseñas para las partes, en el Panel de Tareas, haga clic en el botón "Otras operaciones" (1) de la tarea del expediente digital deseado y seleccione la opción "Contraseña del expediente" (2).
La ventana de mismo nombre se cargará presentando los campos “Número del expediente” y “Otro número”. A continuación, se muestra la información de las partes: el “Tipo”, “Nombre”, “Correo electrónico”, “Estado del correo”, fecha en que se generó la última contraseña y también su vigencia.
Haga clic en la pestaña Historial de operaciones para ver los registros de las actividades realizadas en la pestaña “Lista de Contraseñas del expediente”. Aquí, se visualiza la información como fecha, usuario que realizó la actividad y detalles de la operación.
Generar contraseña
La generación de contraseñas para las partes ocurre automáticamente a partir del registro de las partes en el expediente. Sin embargo, las contraseñas pueden caducar después de un tiempo determinado y, por esta razón, es posible que se deban generar y volver a enviar por correo electrónico o impresas en oficio.
En la ventana Contraseña del expediente, haga clic en “Generar nueva contraseña” de la parte deseada.
El sistema mostrará un mensaje de conclusión indicando el éxito en la generación de la nueva contraseña.
Después de que se presenta el mensaje de generación, el usuario puede imprimir el oficio o enviarlo por correo electónico a la parte interesada.
Envío y impresión
La ventana Contraseñas del expediente permite enviar por correo electrónico, imprimir o generar una nova contraseña para las partes.
Para enviar la contraseña, seleccione las casillas de habilitación en destaque (1) de las partes que desea enviar y haga clic en el botón destacado, "Enviar por correo electrónico" (2).
Para que una parte pueda recibir una contraseña por correo electrónico, ella deberá tener un correo electrónico informado en su registro.
El sistema mostrará un mensaje de conclusión indicando el éxito en el envío del correo electrónico. En el campo “Estado del correo electrónico” se presentará el estado de la entrega de la contraseña enviada por correo electrónico con un icono diferente para cada estado presentado:
- Entrega pendiente: Presenta un icono gris que indica que se está procesando.
- Entrega exitosa: Presenta un icono verde que indica que hubo éxito en el envío (acuse de recibo).
- Falla en la entrega MicrosoftTeam: Presenta un icono amarillo que indica que GSE no pudo entregar el correo al destinatario (acuse de no recibo).
- Falla en el servicio: Presenta un icono rojo que indica que el correo no ha sido entregue a GSE, con hacer clic en el icono se puede reenviar el correo electrónico no entregado.
Cuando hay una falla en el envío de la contraseña, el expediente se moverá a la tarea la cual es denominada "contraseña - falla en el envio".
En el correo electrónico enviado por medio del sistema se puede visualizar el anexo con los datos solicitados.
Para imprimir la contraseña, seleccione las casillas de habilitación (1) de las partes que desea y haga clic en el botón “Imprimir certificado” (2).
El sistema mostrará un mensaje de conclusión indicando el éxito en la generación de la nueva contraseña.