Los modelos de documentos ayudan en la elaboración de ellos, ya que se elimina la necesidad de la producción constante de nuevos documentos a partir del principio.
En el menú principal del sistema, seleccione la opción "Registrar y editar modelos".
La pantalla Gestión de Modelos se cargará. Ella se divide en dos secciones: a la izquierda se encuentran los recursos para crear y editar plantillas de documentos y, a la derecha, los campos a rellenar respecto a la información del modelo a crear.
Crear y editar un nuevo modelo de documento
Para crear un nuevo modelo de documento, puedes hacerlo de dos maneras: crearla desde cero o utilizar un modelo ya existente en el sistema.
Crear desde cero
Primero, haga clic en el ícono de lápiz (1).
Asigna un nombre (1) a tu modelo de documento, el nombre informado será la identificación tanto en la gestión de los modelos como en la creación de los documentos. Para confirmar la acción, presione enter en su teclado o haga clic en el ícono de verificación (2).
Rellene los campos a la derecha, aquellos con asterisco rojo deben completarse obligatoriamente.
El campo "Tipo" indica si el modelo será Institucional o solo de Ubicación, o sea, un modelo Institucional está disponible para ser utilizado por todos los usuarios; ya un modelo del tipo de ubicación estará disponible para ser utilizado solo por los usuarios de la ubicación en la cual el usuario que creó el modelo está ubicado.
Complete el documento con el contenido que desea crear. El editor dispone de algunos recursos que facilitan la elaboración y la construcción del documento, como, por ejemplo, tipos de párrafos, campos de texto, encabezados y pies de página y otros formatos generales del editor.
Campos de texto
Los campos de texto son recursos funcionales que garantizan el correcto diligenciamiento de los datos del expediente de forma automática al momento de elaborar un documento. Algunos de estos campos se diligencian de manera automática, como el número del expediente, por ejemplo; otros, sin embargo, necesitan que los datos sean seleccionados, como el nombre de las partes involucradas. Al emitir un nuevo documento a partir de un modelo previamente creado, el sistema completa automáticamente la información presente en los campos de texto, con base en los datos del expediente en el que usted esté trabajando, por ejemplo, el nombre de las partes.
Para insertar campos de texto en el documento, haga clic en el botón "Insertar" (1) y seleccione la opción "Campos de texto" (2).
En la ventana de mismo nombre es posible consultar y seleccionar todos los campos disponibles para uso. Haga clic en la opción deseada y el campo se agregará al lugar donde se encuentra el cursor del ratón en la página del modelo.
• Para cambiar la posición en la que se ha insertado el campo de texto, arrástrelo con el ratón desde el punto en el que se encuentra hasta en punto en el que se debe reubicar en el documento.
• Los campos de texto insertados en el documento se presentan entre corchetes y se destacan en otro color. De esa forma se visualizan tanto en la pantalla de registro de modelos, como en la elaboración de documentos.
Para borrar un campo ya insertado en el modelo, haga clic sobre él y utilice la tela backspace de su teclado.
Encabezados y pies de página
Para inserir el encabezado y pies de la página, haga clic en el botón "Insertar" (1) y seleccione la opción "Encabezados y pies de página" (2).
En la ventana de mismo nombre, haga clic en el encabezado y pies deseados.
El encabezado y pies se insertarán en el documento.
Por fin, haga clic en el botón "Guardar" (1). El sistema mostrará un mensaje de conclusión (2) indicando el éxito en el procedimiento realizado.
Crear a partir de un modelo
Haga clic en la pestaña "Modelos" (1). En la ventana de mismo nombre, seleccione el modelo deseado (2).
Es posible utilizar el campo de búsqueda (3) para buscar un modelo o el filtro (4) para filtrar las categorías de modelos.
El sistema mostrará una nueva ventana exigiendo la confirmación o cancelación de la acción, haga clic en "Confirmar". El "Cancelar" cierra la ventana.
Al seleccionar un modelo, su información se inserta en el documento y los campo a la derecha se rellenan automáticamente.
Cambie el nombre del documento.
Por fin, haga clic en el botón "Guardar" (1). El sistema mostrará un mensaje de conclusión (2) indicando el éxito en el procedimiento realizado.
Para cerrar la ventana "Modelos", haga clic en la pestaña Modelos.
Eliminar un modelo
Para eliminar un modelo creado, en la Gestión de Modelos, haga clic en la pestaña "Modelos" (1) y seleccione el modelo deseado (2).
El sistema mostrará una nueva ventana exigiendo la confirmación o cancelación de la acción, haga clic en "Confirmar". El "Cancelar" cierra la ventana.
Con el modelo abierto, haga clic en el icono de basurero.
El sistema mostrará una nueva ventana exigiendo la confirmación o cancelación de la acción, haga clic en "Confirmar". El "Cancelar" cierra la ventana.
El modelo se eliminará y la ventana Gestión de Modelos volverá al principio.